Nutzen eines CAFM-Systems

Der Begriff CAFM sollte jedem Facility Manager, bzw. jedem, der mit Facility Management zu tun hat, geläufig sein. Für die FM-Neulinge hier noch einmal die Definition: CAFM steht für Computer Aided Facility Management. Grob übersetzt bedeutet das „computerunterstütztes Facility Management“. CAFM-Systeme werden zur informationstechnischen Unterstützung der Aufgaben im Rahmen von Facility Management-Prozessen eingesetzt. Es begleitet und unterstützt also die Bewirtschaftungsprozesse (bspw. Flächenmanagement, Reinigung, Instandhaltung, etc.) in einem Gebäude oder einer Liegenschaft.

Problemstellungen im FM

Bei der Einführung eines CAFM-Systems stehen FM-Organisationen häufig vor der Frage: Welchen Nutzen habe ich durch den Einsatz eines CAFM-Systems und lohnt sich der Aufwand eines zu beschaffen? Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Zunächst ist eine ausführliche Analyse der Ist-Situation durchzuführen. Nicht selten werden hierbei die folgenden Problemstellungen identifiziert:

• Fehlende Informationen zu baulichen und technischen Anlagen.
• fehlende Basisinformationen für ein optimales Flächenmanagement
• Informationen zu Wartungszyklen sind nicht verfügbar
• Informationen zur Verfolgung von Gewährleistungsfristen sind nicht verfügbar
• Unkorrekte Angaben bei der Mengenermittlung für FM-Ausschreibungen (fehlende Flächenangaben, fehlende Übersicht der baulichen und technischen Anlagen, etc.)
• mangelnde Einhaltung gesetzlicher Pflichten (Prüfungen, Hygienemaßnahmen, etc.)
• keine Budgetplanung für Wartung und Instandsetzung
• unzureichende Dokumentation (z.B. zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung)
• Fehlende Informationen zu Medienverbräuchen (bspw. Wasser, Strom); Nicht Darstellbar bezogen auf Zeiträume, Nutzer und Versorgungsbereiche

Viele der oben genannten Problemstellungen sind für ein Unternehmen mit unterschiedlich hoher Bedeutung betroffen. Für die FM-Organisation geht es daher zunächst um die Priorisierung der Problemstellungen.

Nutzen eines CAFM-Systems

In einem zweiten Schritt sollte die FM-Organisation das Augenmerk auf die Nutzenpotenziale eines CAFM-Systems legen. Die größten Nutzenpotenziale sind u.a.:

• effiziente, schnelle und fehlerfreie Durchführung von FM-Prozessen (bspw. Reinigungsplanung, Umzugsplanung, Wartungs- und Instandsetzungsplanung)
• Verfügbare Bestands- und Prozessdaten (bauliche und technische Anlagendaten, Flächendaten, Medienverbräuche)
• Sicherstellung der Betreiberverantwortung durch Dokumentation
• hohe Verfügbarkeit und Nutzungsqualität der Immobilie und der FM-Services
• Schaffung einer Kostentransparenz
• Optimierung der Flächennutzung (Raumplanung und -optimierung, Belegungsplanung, Umzugsmanagement)
• schnelle Reaktionsfähigkeit und Anfragen zum Gebäude- und Analgenbestand
• präzise Mengenermittlung für Ausschreibungsunterlagen
• Werterhalt und Wertsteigerung des Gebäudeportfolios
• Schaffung einer Kostentransparenz

Bei der Betrachtung der Nutzenpotenziale wird deutlich, dass die häufigsten Problemstellungen einer FM-Organisation durch den Einsatz eines CAFM-Systems behoben werden können.

Auch nach der Frage, ob sich ein CAFM-System (wirtschaftlich) lohnt, zeichnet sich ein eindeutiger Trend ab. So sind Untersuchungen im Arbeitskreis der GEFMA, aber auch Unternehmensberatungen, zu dem Ergebnis gekommen, dass sich Investitionen generell lohnen und kurze Amortisationszeiten (teilwiese von unter 2 Jahren) die Regel sind. (vgl. M. May, CAFM-Handbuch, 4. Auflage, S. 117-118)

Abschließend ist festzuhalten, dass der Einsatz eines CAFM-Systems die Grundvoraussetzung für ein professionelles Facility Management ist.

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