Vergabe von FM-Services in 4 Schritte

Facility Manager stehen oft vor der Entscheidung, bestimme Leistungen des Gebäudemanagements auszulagern. Ziel ist, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Leistung zu erhöhen. Speziell im technischen Gebäudemanagement (TGM) und infrastrukturellen Gebäudemanagement (IGM) haben sich die Anforderungen an Prozesse sowie deren Komplexität erhöht. Anbieter von Facility Management Dienstleistungen gewährleisten oft ein hohes fachliches Know-How der Dienstleistungserbringung durch kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungen. Ein Trend zum Outsourcing bestimmter Dienstleistungen ist erkennbar.

Die Vergabe der Facility Management Dienstleistungen – auch FM-Services genannt – sollte gut geplant sein. Um die gewünschten Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen zu erzielen, sollten die folgenden vier Schritte berücksichtigt werden.

Schritt 1: Ausschreibungskonzept – Auf die richtige Strategie und Vorgehensweise kommt es an

Die Entwicklung eines Ausschreibungskonzeptes stellt den Beginn einer Ausschreibung dar. Das Ausschreibungskonzept beinhaltet neben der Vorgehensweise auch eine geeignete Strategie zur Vergabe der FM-Services. Beispielsweise wird beschrieben, welche FM-Leistungen vergeben werden und welches Vergabeverfahren zur Anwendung kommen soll. Ebenfalls werden die Anforderungen an die Bieter definiert.

Auch die Organisation und die Struktur des Vergabeprojektes wird im Ausschreibungskonzept erörtert. Abschließend wird ein Terminplan mit Meilensteine definiert.

Schritt 2: Bestandsdatenerfassung – Die Basis einer erfolgreichen Ausschreibung

Vielen Immobilieneigentümern oder Betreibern sind die Qualität und/oder die Verfügbarkeit der aktuellen Bestandsdaten nicht bewusst. In der Praxis liegen relevante Anlagendaten häufig nicht vor. Wenn es um die Vergabe von FM-Services geht, wird dieses Problem verdeutlicht.

Erfolgt die Vergabe auf Basis einer lückenhaften oder unzureichenden Datenbasis kann es sein, dass Preise nicht richtig kalkuliert werden. Auch eine Übertragung der Betreiberverantwortung ist problematisch, da die zu erbringenden Leistungen nicht hinreichend beschrieben werden können.

Spätestens bei der Durchführung eines Ausschreibungsprojektes sollte daher eine Datenaufnahme durchgeführt werden. Der zusätzliche Aufwand wird sich später auszahlen, da Leistungen präzise beschrieben und vergeben werden können.

Schritt 3: Wettbewerb und Angebote – Vergleichbare Angebote einholen

Nachdem das Ausschreibungskonzept erstellt und die Bestandsdaten erfasst sind, erfolgt die eigentliche Ausschreibung der FM-Services. Doch bevor die Ausschreibung durchgeführt wird, müssen die erforderlichen Ausschreibungsunterlagen erstellt werden. In der Regel handelt es sich dabei um:

• Anschreiben und Vorbemerkungen zur Ausschreibung
• Vertragsentwurf
• Leistungsbeschreibung
• Preis- und Leistungsverzeichnis
• diverse Anlagen, die zur Erläuterung der zu erbringenden Leistungen dienen (bspw. Fotos, Gebäudepläne, Schemata, etc.)

Als nächster Schritt erfolgt der Versand der Ausschreibungsunterlagen an die Bieter. Bereits im Ausschreibungskonzept sollte eine Übersicht mit potenziellen Bietern (Bieterliste) erstellt werden.

Während der Angebotserstellung durch die Bieter ist üblicherweise auch eine Objektbegehung vorgesehen. Dies ermöglicht dem Bieter, die zu erbringenden Leistungen besser einzuschätzen und die Preise präziser kalkulieren zu können. Weiterhin können die Bieter Fragen an den Auftraggeber stellen (Bieterfragen).

Nach Ablauf der Angebotsphase erfolgt der Angebotseingang beim Auftraggeber. Dieses Ereignis nennt man Submission. Alle eingereichten Angebote werden an diesem Tag geöffnet. Es erfolgt die Auswertung der Angebote. Dabei wird neben einem Preisspiegel auch die Konzepte der Bieter bewertet.

Schritt 4: Verhandlung und Vergabe – Den idealen FM-Dienstleister beauftragen

Im Anschluss an die Angebotsprüfung werden die Bieter, die für die Erbringung der Leistungen in Frage kommen, zu sogenannten Bietergesprächen oder Aufklärungsgesprächen eingeladen. In diesen Gesprächen bekommen die Bieter die Gelegenheit, ihre Angebote und Konzepte zu präsentieren. Weiterhin werden die Bieter über Auffälligkeiten oder Ungereimtheiten in den Angeboten informiert. Häufig bekommen die Bieter anschließend die Gelegenheit, ihre Angebote zu überarbeiten.

Im letzten Schritt erfolgt dann eine Vergabeentscheidung und die anschließende Beauftragung den zukünftigen FM-Service Anbieter.

Eine Zusammenfassung der 4 Schritte zur Vergabe von FM-Services finden unter dem folgenden Link:

Quelle Titelbild: Foto Sebastian Rudnik